Cara Mudah Membuat Jurnal

Banyak pemula dan mahasiswa akuntansi yang masih mengalami kesulitan dalam membuat jurnal. Masih bingung untuk memutuskan akun mana yang didebit dan akun mana yang dikredit. Dari pengalaman saya menyeleksi staf di bagian yang saya pimpin, setidaknya 5 dari 10 kandidat masih mengalami kesulitan, 3 diantaranya ragu-ragu—tidak sungguh-sungguh yakin apakah jurnal yang dibuatnya benar atau salah, dan hanya 2 orang saja yang sungguh-sungguh memahami aktivitas menjurnal dengan mantap.

Saya meyakini sebagian besar orang accounting pernah berada di situasi ini. Tak jauh berbeda dengan aktivitas belajar naik sepeda, semuanya berawal dari tidak bisa, lalu mulai belajar, ragu-ragu, sering jatuh, lama-lama akan terbiasa—stang sepeda seolah-olah belok dengan sendirinya tanpa diperintah 

Tentu harus tahu teknik dasarnya terlebih dahulu. Nah untuk belajar menjurnal, tehnik akuntansi dasar seperti apa yang harus dikuasai terlebih dahulu? Pahami mekanisme akuntansi terlebih dahulu.

Mekanisme Dasar Akuntansi

Jika ada seseorang bertanya: “Berapa biaya kuliah S1-mu?” Mungkinkah anda bisa langsung memberikan jawaban (“100 juta” misalnya)? Atau  “kira-kira 150 juta”? Katakanlah anda nekad menjawab secara spontan, apakah orang yang bertanya akan percaya terhadap jawaban anda?

Jelas tidak. Untuk menjawab pertanyaan ini secara pasti, akurat dan bisa dipercaya perlu:

(1) mengumpulkan data pengeluaran sejak pertama kuliah hingga lulus—berupa nota, buku tabungan, bukti transfer, dan bukti pengeluaran lainnya;

(2) menganalisa dan mengelompokkan bukti-bukti pengeluaran tersebut; mana saja pengeluaran yang terkait dengan urusan kuliah;

(3) menjumlahkan pengeluaran-pengeluarang terkait dengan urusan kuliah; dan

(4) menjawab pertanyaan tersebut, Rp 50 juta misalnya.

Bandingkan. Di lain kesempatan seseorang bertanya: “Berapa pengeluaran makan siangmu bulan Agustus kemarin?” Untuk memberikan jawaban pasti, anda perlu melakukan keempat langkah di atas lagi.

Lalu bandingkan dengan pertanyaan: “Berapa keuntungan perusahaan selama tahun fiskal 2010 kemarin?” Untuk dapat memberikan jawaban yang akurat, dan bisa dipertanggungjawabkan anda perlu melakukan langkah-langkah yang sama seperti menjawab kedua pertanyaan sebelumnya:

• Langkah-1. Mengumpulkan data transaksi
• Langkah-2. Menganalisa data transaksi
• Langkah-3. Memilah dan mengelompokkan transaksi ke dalam akun-akun
• Langkah-4. Membuat laporan keuangan

Langkah-langkah itu terus berulang sepanjang waktu selama perusahaan masih beroperasi.

Sama persis, bukan? Nah itulah yang disebut dengan ‘SIKLUS AKUNTANSI‘. Siklus akuntansi adalah mekanisme akuntansi paling dasar yang harus betul-betul dipahami sebelum mencoba memahami konsep-konspe akuntansi lainnya.

“Lalu, hubungannya dengan menjurnal?”, mungkin ada yang bertanya seperti itu.

Kegiatan menjurnal ada di sekitar langkah ke 2 dan ke 3 dari siklus akuntansi di atas. Artinya, sebelum menjurnal maka langkah ke-1 dan ke-2 harus dilakukan terlebih dahulu. Tanpa data yang benar dan pasti, mustahil mampu menghasilkan jurnal yang benar serta akurat. Oleh sebab itu, untuk menghasilkan jurnal yang benar, pastikan bukti transaksinya ada, datanya jelas dan benar (bisa dipertanggungjawabkan).

Lebih detail mengenai “Siklus Pembukuan dan Akuntansi Selangkah-Demi-Selangkah” bisa dibaca di tulisan saya [ini].

Tiga Hal Yang Perlu Dikuasai Sebelum Belajar Menjurnal

Sebelum belajar menjurnal, ada 3 (tiga) hal yang harus dikuasai terlebih dahulu:

1. Kuasai format NERACA dan LAPORAN LABA RUGI sederhana dibawah ini :

Pahami betul-betul isi Neraca dan Laporan Laba Rugi.

Kalau memang lebih suka menghafalkan dahulu baru kemudian di logikakan, silahkan lakukan itu. Tetapi kalau lebih suka memahami logikanya dahulu baru kemudian dihafalkan, silahkan juga. Terserah bagaimana caranya, yang penting 2 bentuk laporan ini bisa anda hafalkan di luar kepala.

Sangat bagus jika bentuk neraca dan Laporan Laba Rugi bisa anda visualisasikan di dalam benak anda. Usahakan agar kedua format tersebut selalu melekat di kepala anda.

Kalau mau agak ekstrim, usahakan agar apapun yang anda lihat, nampak seperti bentuk neraca dan laporan laba rugi!

Cara menguji apakah anda sudah benar-benar bisa memvisualisasikannya di dalam benak: Ambil kertas kosong dan pena, buat format neraca dan laporan laba rugi sambil memejamkan mata.

2. Kuasai PERSAMAAN AKUNTANSI berikut ini:

Aktiva = Kewajiban + Ekuitas Pemilik

Logika dibalik persamaan akuntansi di atas:

AKTIVA (juga disebut ‘aset’) adalah kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan, bisa berupa: uang tunai disebut kas, piutang atau tagihan kepada pihak lain, persediaan barang, dan aktiva tetap. Dari mana perusahaan memperoleh aktiva tersebut? Apakah tiba-tiba runtuh dari langit? Jelas tidak. Perusahaan memperoleh aktiva tersebut dari:

(a) MODAL—yang disetorkan oleh pemilik usaha (maka disebut “Ekuitas Pemilik”); atau

(b) UTANG—“Kewajiban” yang suatu saat nanti harus dibayar (dikembalikan); atau

Sehingga jika digabung:

Kekayaan Perusahaan (AKTIVA) = kewajiban (alias UTANG) + Ekuitas Pemilik (alias MODAL)

Dengan kata lain: di satu sisi perusahaan memiliki aktiva (kekayaan), di sisi lainnya perusahaan juga memiliki utang (kewajiban) dan modal (ekuitas pemilik). Kondisi ini akan terus berlansung secara seimbang dari waktu-ke-waktu. Perhatikan kembali gambar contoh NERACA di atas, di sisi sebelah kiri (Aktiva) jumlah nilainya 70, di sisi kewajiban dan ekuitas jumlah nilainya juga 70, seimbang (balance). Setiap perubahan di satu elemen selalu diimbangi oleh perubahan pada elemen lain.

Saya akan sajikan contoh farmat laporan keuangan (Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Arus Kas, dan Perubahan Modal di kesempatan berikutnya.

3. Kuasai prosedur DEBIT dan KREDIT di bawah ini – Jika logika persamaan akuntansi di atas bisa dipahami dengan baik, maka menghafalkan prosedur debit dan kredit akan menjadi mudah.

Prosedur DEBIT dan KREDIT ini adalah vital sifatnya. Seseorang tidak akan mampu membuat jurnal dengan baik dan benar jika belum menguasai prosedur ini. Setelah tigal hal di atas sudah dikuasai dengan baik (hafal, bisa memvisualisasikannya, dan memahami logikanya), maka silahkan lanjutkan dengan belajar menjurnal.

Apa arti diagram di atas? Dasarnya adalah persamaan akuntansi yang sudah saya sebutkan sebelumnya, yaitu:

Aktiva = Kewajiban + Ekuitas Pemilik

Disamping ada ketiga elemen utama (aktiva, kewajiban, dan ekuitas pemilik), juga ada Laba Ditahan, Modal (saham), Dividen, kemudian Biaya dan Pendapatan (catatan: Biaya dan Pendapatan berasal dari format ‘Laporan Laba Rugi’). Elemen-elemen itu disebut dengan “AKUN” (account).

Saya akan jelaskan lebih lanjut sambil belajar menjurnal.

Prosedur Menjurnal Yang Benar (dan Mudah)

Katakanlah bukti transaksi sudah ada ditangan anda, yaitu berupa surat pinjaman dari bank. Perusahaan meminjam uang sebesar Rp 250,000,000 dari bank. Bagaimana membuat jurnal atas transaksi ini?

Untuk menjurnal, ada 3 (tiga) tahapan langkah analisa yang harus dilewati:

Langkah-1. Identifikasi: AKUN mana yang terlibat dalam transaksi ini? Perhatikan contoh format NERACA sebelumnya. Pinjaman dari bank tergolong utang maka akun yang terlibat adalah akun ‘Utang’ Uang yang diterima dari bank akan dimasukan ke kas, maka akun lainya yang terlibat adalah akun ‘Kas’. Sehingga ada 2 akun yang terlibat dalam transaksi ini, yaitu: Utang dan Kas

Langkah-2. Identifikasi: Bertambah atau berkurang? untuk masing-masing akun yang terlibat, apakah nilai akun tersebut akan menjadi bertambah atau berkurang, akibat dari transaksi yang akan anda jurnal? Akun ‘Utang’ sudah pasti bertambah, di sisi lainnya akun ‘Kas’ juga bertambah.

Langkah-3. Hitung: berapa nilai akun yang terlibat akan bertambah atau berkurang? Masing-masing Rp 250,000,000.

Kesimpulan analisa: akibat dari transaksi tersebut, akun ‘Utang’ bertambah Rp 250,000,000, dan akun ‘Kas’ juga bertambah Rp 250,000,000.

Lalu, jurnalnya?

Dari contoh format NERACA sebelumnya diketahui bahwa akun ‘Kas’ masuk kelompok ‘AKTIVA’, dan akun ‘Utang’ masuk kelompok ‘KEWAJIBAN’. Selanjutnya perhatikan bagan prosedur di atas. Disana disebutkan bahwa:

• Pada Aktiva: catat ‘Debit’ jika nilainya bertambah, atau catat ‘Kredit’ bila nilainya berkurang. Dalam contoh kasus ini kas bertambah sehingga dicatat di ‘Debit’.
• Pada Kewajiban: Catat ‘Debit’ jika nilainya berkurang, atau catat ‘Kredit’ bila nilainya bertambah. Dalam contoh kasus ini utang bertambah, sehingga dicatat di ‘kedit’.

Dengan demikian, maka jurnalnya: Debit akun ‘Kas’ sebesar Rp 250,000,000 dan Kredit akun ‘Utang’ sejumlah senilai yang sama. Saya biasa menuliskannya dengan cara:

[Debit]. Kas = Rp 250,000,000

[Kredit]. Utang = Rp 250,000,000

Mudah sekali. Bisa? Pasti bisa  Jangan khawatir, anda tidak akan jadi gila, saya sendiri butuh 10 tahunan untuk menguasainya. Dan sekarang? Bukannya jadi gila, malahan saya bisa menjurnal transaksi keuangan apapun jenisnya dengan tingkat kesalahan mendekati nol!

Di tulisan-tulisan berikutnya saya akan banyak membahas mengenai prosedur ini dalam contoh-contoh kasus yang lebih variatif dan lebih rumit tentunya.