Cara Mempercepat Prosedur Proses Tutup Buku Akuntansi

Saat membaca judul tulisan ini, mungkin anda berpikir: “Mana mungkin? Adakah cara mempercepat prosedur proses tutup buku akuntansi?” Yups. Proses tutup buku, meskipun sudah rutin dilakukan, tetap saja menjadi momok yang memusingkan bagi sebagain besar pegawai akuntansi. Jangankan pemula, mereka yang sudah seniorpun masih saja keteteran ketika menghadapi proses tutup buku di akhir periode akuntansi. Tidak percaya?

Silahkan lewat di depan gedung bank (institusi keuangan yang pegawainya rata-rata orang akuntansi dan keuangan,) khususnya menjelang akhir bulan, anda akan menemukan lampu-lampu di kantor mereka masih menyala hingga larut malam. Sedang apa mereka di dalam? Lembur untuk menyelesaikan proses tutup buku.

Teman-teman yang punya istri bekerja di bagian accounting, meskipun bukan pegawai bank, pasti juga merasakan perubahan mood sang istri setiap akhir bulan—pulang larut malam, uring-uringan, wajah ditekuk. Mengapa? Ya karena alasan yang sama; stress menghadapi proses tutup buku.

Saya pribadi, sekali-waktu masih mengalami hingga saat ini, setidaknya harus ada di kantor untuk memastikan bahwa proses tutup buku berjalan lancar, sekaligus menjadi pemandu sorak (memberi semangat.)

Tentu. Pilihannya tidak selalu harus lembur, BISA DITUNDA, tetapi apa akibatnya? Management terlambat menerima laporan keuangan. Dari beberapa klien yang yang pernah saya tangani, laporan keuangan perusahaan—yang jadwal tutup bukunya di akhir bulan—biasanya baru siap setelah tanggl 7 bulan berikutnya. Apakah itu masalah?

Masalah-atau- tidaknya, tergantung pada flexibilitas dan budaya manajemen perusahaan masing-masing. Bagi saya pribadi, itu sudah sangat terlambat. Laporan keuangan mestinya sudah harus diserahkan ke manajemen satu atau dua hari setelah akhir bulan. Saya hanya memberi ruang satu hari terlambat, tidak boleh lewat.

Bisa jadi BAPPEPAM memberi batas waktu hingga tanggal 10 di bulan berikutnya. Buat saya, itu hal yang berbeda. Perkara mau diserahkan ke pihak otoritas di luar perusahaan pertengahan bulan ya silahkan saja. Tetapi manajemen harus sudah bisa melihat laporan keuangan di awal bulan. Mengapa?

Makin cepat masalah diketahui, makin bagus. Makin dini rencana operasional dibuat makin bagus. Makin awal perubahan kebijakan dibuat, makin bagus.

Nah, adakah cara untuk mempercepat proses tutup buku—sehingga tidak perlu dilanda stress setiap akhir bulan/tahun?

Berikut adalah beberapa hal yang bisa anda lakukan untuk mempercepat proses tutup buku:

1. Lakukan Ledger Review Secara Rutin

Salah satu proses yang paling banyak menyita waktu, dalam proses tutup buku, adalah pemeriksaan atau review terhadap buku besar (ledger)—untuk memastikan semua input jurnal sudah benar, akurat, dan masuk ke akun yang sesuai.

Puluhan akun buku besar—yang setiap akunnya mungkin mengandung ratusan bahkan ribuan baris transaksi—harus diperiksa satu-per-satu. Belum lagi jika ditemukan kesalahan yang artinya perlu jurnal penyesuaian atau reklasifikasi. Proses ini saja tidak akan bisa selesai selama satu hari penuh.

Jika biasanya anda melakukan review setiap menjelang tutup buku, hentikan kebiasaan itu. Sebagai gantinya, lakukan review setiap hari. Staf saya melakukan review setiap menjelang jam kerja berakhir setiap harinya.

Yang paling berbahaya adalah menyepelekan masalah, berpikir: “ah lewatin saja dahulu, toh nonti akhir bulan direview”. Jika anda termasuk yang seperti itu, sebaiknya jangan begitu lagi. Lakukan (atau usulkan adjustment/reklasifikasi) begitu masalah ditemukan. Tetapkan dalam mindset anda bahwa: TIDAK AKAN ADA REVIEW LAGI DI AKHIR BULAN, SAYA HARUS REVISI SEKARANG!

Dengan review yang dilakukan setiap hari, maka di akhir bulan anda tinggal melakukan review terhadap beberapa baris terakhir untuk transaksi hari itu saja. Itu bisa menghemat waktu hingga setengah hari di akhir bulan.

2. Lakukan Rekonsiliasi Kas Setiap Hari/Minggu

Tak kalah panjang waktu yang dibutuhkan dibandingkan ledger review, adalah proses rekonsiliasi kas (baik petty cash maupun check bank). Keadaan menjadi semakin parah karena printout rekening koran (bank statement) biasanya baru diterima beberapa hari (kadang seminggu) setelah akhir bulan. Bisa dihitung sendiri kapan buku bisa ditutup jika rekening koran baru diterima tanggal 5 atau 7.

Jika saat di bangku kuliah anda diajari cara membuat rekonsiliasi bank dengan membandingkan rekening koran dengan buku perusahaan, dalam pekerjaan yang sesungguhnya anda tidak harus menunggu hingga rekening koran diterbitkan oleh bank.

Sebagai gantinya, lakukan rekonsiliasi kas setiap hari. Untuk kas kecil (petty cash) anda bisa lakukan tanpa masalah. Untuk kas bank, mungkin anda perlu subscribe (mengajukan aplikasi) layanan bank yang bisa membuka bank statement via akses internet, sehingga anda bisa melihat rincian transaksi harian.

Ya saya tahu. Meskipun nyaris semua bank sudah menyediakan layananan internet banking, hingga saat ini belum bisa dibilang aman. Jika anda tidak terlalu yakin dengan tingkat kemanan akses via internet, anda bisa meminta layanan yang memungkinkan bagi anda untuk memperoleh output printout transaksi via faximile (dengan menghubungi nomor tertentu yang disediakan oleh bank dan memasukan nomor pin.) Ini, setahu saya, cukup aman, dan nyaris setiap bank juga menyediakan layanan ini.

Jika anda sudah bisa melihat transaksi harian di rekening bank (baik via internet atau printout faximile) lakukan prosedur rekonsiliasi setiap hari. Jka tidak ada cukup staf untuk melakukan prosedur rekonsiliasi penuh, setidaknya anda memastikan bahwa setiap kas masuk dan keluar—baik via transfer maupun check—sudah akurat.

Disamping itu, anda juga bisa, memasukan transaksi-transaksi yang tidak kelihatan di buku kas peruasahaan (biaya buku check, auto-debit, biaya transfer, dll). Separah-parahnya, minimal anda perlu melakukan prosedur rekonsilasi penuh setiap minggu.

Jika ini sudah anda lakukan setiap hari/minggu, di akhir bulan anda tinggal memeriksa dan merekonsilasi transaksi untuk hari itu saja. Dengan demikian, anda sudah menghemat waktu beberapa jam atau mungkin setengah hari di akhir bulan.

3. Buat Prosedur Kapitalisasi Yang Jelas dan Pasti

Salah satu proses tutup buku yang juga memakan waktu cukup banyak adalah pembebanan penyusutan aktiva tetap. Sebelum anda melakukan penghitungan penyusutan (depreciation), tentunya anda harus memastikan pembelian aktiva tetap untuk periode tersebut sudah masuk dalam daftar aktiva tetap yang akan disusutkan, jangan sampai ada yang ketingalan.

Dari sekian banyak kasus yang timbul di akhir periode, yang paling sering terjadi adalah adanya pembelian peralatan yang mestinya masuk aktiva tetap tetap tetapi dimasukan ke biaya, atau sebaliknya. Yang tak kalah seringnya adalah pengeluaran sehubungan dengan aktiva tetap (bangunan, mesin, dll) yang mestinya dikapitalisasi tetapi dimasukan ke akun biaya, atau sebaliknya.

Mengapa itu sering terjadi? Karena tidak ada prosedur kapitalisasi yang menyebutkan berapa batas minimal yang harus dikapitalisasi, sehingga staf tidak terlalu yakin apakah transaksi tersebut dimasukan ke aktiva tetap—alias dikapitalisasi—atau tidak. Menjadi masalah ketika staf yang input data tidak mau lapor, malah menggunakan penilaiannya sendiri.

Apa yang terjadi di penutupan buku akhir periode? Anda harus melakukan reklasifikasi-reklasifikasi sebelum menghitung penyusutan. Jika tips pertama di atas anda lakukan, kejadian seperti ini biasanya bisa anda tangkap saat melakukan review rutin. Agar hal itu tidak terjadi, maka harus ada prosedur kapitalisasi yang jelas dan pasti. Jika belum ada, bicarakan dengan manajemen, lalu buat prosedur.

4. Buat Prosedur Prepaid Yang Jelas dan Pasti

Mirip dengan kapitalisasi untuk aktiva tetap adalah akun “Biaya Dibayar Dimuka” alias “Prepaid”. Pengeluaran yang bagaimana masuk ke akun prepaid? Pengeluaran/pembelian yang terlalu kecil untuk dimasukan sebagai aktiva tetap, sementara barangnya dipakai untuk jangka waktu yang cukup lama (2 hingga 11 bulan). Misalnya: seragam pegawai? Tidak mungkin diakui sebagai aset, tetapi juga tidak pas jika dibebankan sekaligus—karena seragam dipakai dalam jangka waktu yang cukup lama. Lalu dimasukan kemana? Ke akun prepaid untuk dibebankan secara bertahap setiap bulan.

Perlakuan prepaid mirip dengan aktiva tetap, tetapi biayanya tidak disebut penyusutan melainkan biaya sesuai dengan jenis pengeluarannya. Misalnya: biaya seragam pegawai.

Karena perlakuannya mirip dengan aktiva tetap, maka karakter masalahnyapun tak jauh berbeda: staf yang input data ragu-ragu, apakah suatu pengeluaran dimasukan ke prepaid atau dibebankan langsung di periode tersebut.

Oleh sebab itu, agar tidak perlu melakukan reklasifikasi-reklasifikasi sehubungan dengan prepaid di setiap penutupan buku, maka diperlukan prosedur prepaid yang jelas yang menyebutkan: (a) pengeluaran apa saja dan berapa nilai minimal yang harus masuk prepaid.

5. Akrualkan Biaya/Beban Yang Belum Diketahui Hinggga Menjelang Penutupan Buku

Ada tipikal biaya/beban yang seringkali menjadi ‘batu-sandungan’ ketika melakukan tutup buku di setiap akhir periode. Terutama sekali “Biaya Listrik” dan “Biaya Telepon” yang nilai tagihan persisnya baru bisa diketahui setelah lewat pertengahan bulan.

Ya saya tahu—bahkan sayapun pernah melakukannya. Biaya Listrik bulan Maret misalnya, akhirnya diakui di bulan April karena angka tagihan baru diketahui setelah pertengahan Maret—sementara buku bulan Maret sudah ditutup. Apakah itu dibenarkan? Tidak boleh.

Menunggu angka pasti adalah tidak mungkin sementara pengkuan yang mundur satu bulan juga tidak dibenarkan. Solusinya? Diakrualkan. Gunakan angka estimasi dengan merujuk pada rata-rata (average) biaya yang sama di periode-periode sebelumnya. Biaya listrik dan telepon fluktuasinya tidak terlalu tajam.

Kasus yang sama juga terjadi pada biaya gaji (payroll). Ada kalanya pihak HRD terlambat dalam menyetorkan daftar gaji ke bagian accounting, sehingga data pasti baru ketahuan setelah tutup buku dilakukan. Mirip dengan kasus biaya listrik dan telepon. Jika ini yang terjadi, anda bisa mengakrualkannya untuk sementara, dibandingkan menunda tutup buku.

Untuk setiap akrual yang anda buat, sudah pasti angkanya belum akurat, namanya juga estimasi. Tetapi tidak perlu khawatir, anda bisa memperbaikinya saat melakukan jurnal balik setelah angka pasti sudah diketahui. Bagaimana prosedur akrual? Saya akan bahas di tulisan terpisah nanti.

6. Bersikap Tegas Terhadap Setiap Kesalahan

Review yang dilakukan setiap hari, memang sudah cukup mengurangi beban di akhir bulan. Melakukan rekonsiliasi kas juga merupakan langkah cerdas yang bisa menurunkan aktifitas tutup buku secara signifikan. Demikian juga dengan prosedur kapitalisasi dan prepaid yang bisa mengurangi potensi pekerjaan ekstra dalam proses tutup buku.

Tetapi, semua itu akan menjadi sia-sia jika kesalahan masih terus terjadi. Tidak ada hal yang paling boros (dan mengesalkan) selain kesalahan yang dilakukan berulang-ulang, yang tiada lain adalah keteldoran yang dipelihara.

Pada kasus yang agak kompleks, waktu yang diperlukan untuk memperbaiki suatu kesalahan bisa lebih banyak dibandingkan dengan mengerjakan atau membuat sesuatu yang baru.

Khusus untuk anda yang sudah ada di posisi supervisor ke atas, tidak ada cara lain untuk meminimalkan potensi kesalahan selain bersikap tegas untuk setiap kesalahan yang anda temukan. Jikapun anda tidak menerapkan “punishment”, setidaknya anda perlu menekankan betapa pentingnya untuk mengerjakan sesuatu dengan benar sejak di awal, betapa tidak efektifnya pekerjaan merevisi.

Mungkin staf jadi kecewa, merasa ditindas, bahkan mungkin sedih karena sikap anda yang tidak kompromistik. Jika itu yang terjadi, beri mereka pengertian bahwa melakukan kesalahan secara berulang-ulang adalah bentuk sikap tidak bertanggungjawab, ignorance, dan itu tidak bisa diterima di lingkungan bisnis manapun.

Katakan padanya (yang melakukan kesalahan) agar segera memperbaiki diri, demi kebaikan dirinya sendiri, dan terutama sekali agar jangan mengorbankan kawan satu teamnya (terpaksa harus lembur di akhir bulan) untuk menanggung sikap ignorance yang dipeliharanya.

Jika keenam tips ini dilakukan dengan sungguh-sungguh, disiplin dan konsisten, saya yakin siapapun bisa mempercepat proses tutup buku akuntansi pada perusahaan jenis dan dalam sekala apapun. Selamat mencoba, dan semoga sukses.