Menjurnal penjualan dan menangani invoice ke pelanggan bisa jadi masalah serius bagi pemula. Bukan karena sulit atau sesuatu yang rumit untuk dikerjakan—bahkan jauh lebih mudah dibandingkan ujian akhir semester akuntansi intermediate, melainkan karena kenyamanan pelanggan (customer) sangat penting dalam dunia bisnis.
Bayangkan jika customer menerima tagihan dua kali untuk pembelian yang sama, mereka pasti merasa tidak nyaman. Hal itu bisa terjadi jika ada kesalahan dalam menangani invoice. Tidak kalah serisunya ketika invoice salah diinput (angkanya tidak akurat). Atau diposting ke akun yang salah sehingga tidak terlacak—akhirnya tidak tertagih.
Saya tidak bermaksud menakut-nakuti. Justru saya ingin mengatakan bahwa sesungguhnya ini bukan pekerjaan yang sulit. Mungkin anda berpikir bahwa ini adalah menjurnal sungguhan dalam pekerjaan sungghan—sehingga jika terjadi kesalahan, bukan saja akan kehilangan nilai ujian, melainkan juga kehilangan uang, artinya perusahaan bisa merugi.
Tidak salah memang, tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Betul bahwa kesalahan jurnal bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan, terutama jika melakukan kesalahan tetapi tidak disadari bahwa itu adalah kesalahan. Bertanya pada mereka yang lebih berpengalaman adalah cara yang paling baik untuk mencegah hal itu. Dan membaca artikel-artikel di JAK adalah permulaan yang baik.
Melalui tulisan ini saya akan berikan beberapa petunjuk (beserta contoh) yang mudah untuk diikuti oleh siapapun, termasuk pemula atau mereka yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi.
Sederhananya, invoice adalah dokumen transaksi yang memuat rincian barang/jasa yang dibeli oleh pmbeli atau pengguna jasa (pelanggan), tanggal transaksi, nomor invoice (sebagai referensi), jumlah barang yang dibeli, harga satuan, jumlah pembelian, pajak, dan termin pembayaran.
Kapan Invoice Dibuat?
Untuk penjualan tunai, invoice harus dibuat sebelum barang/jasa diserahkan—dan barang baru boleh dikirimkan setelah pembayaran diterima.
Sedangkan untuk penjualan kredit, dalam banyak kasus, invoice seringkali dibuat setelah barang terkirim. Apakah boleh seperti itu? Sebaiknya diusahakan agar invoice dibuat dan dikirimkan ke pelanggan paling lambat pada saat barang dikirimkan meskipun untuk penjualan kredit. Idealnya, invoice dibuat sekaligus setiap kali membuat surat jalan. Dengan cara itu, maka tidak akan ada penjualan yang lupa diinvoice.
Kapan Jurnal Transaksi Penjualan Dibuat?
Pada perusahaan yang sudah menggunakan software akuntansi, setiap membuat invoice, system akan membuat jurnal penjualan secara otomotis. Tetapi di perusahaan yang masih menggunakan sistim pencatatan manual, jurnal atas transaksi penjualan sebaiknya dibuat pada saat penerbitan invoice.
Misalnya:
Hari ini, 19 September 2011, PT. JAK mengirimkan 10 unit komputer kepada PT. XYZ di Bekasi, dengan harga Rp 5,000,000/unit. Termin pembayarannya adalah ‘Kredit 30 hari’. Atas pengiriman tersebut, maka pegawai accounting PT. JAK menerbitkan invoice senilai Rp 5,000,000 x 10 = Rp 50,000,000.
Jika PT. JAK menggunakan software akuntansi (QuickBook, misalnya), maka pada saat invoice dibuat, system akan membuat jurnal penjualan secara otomatis. Tetapi, jika PT. JAK menggunakan sistim manual (Excel, misalnya), maka disamping membuat invoice, pegawai accounting PT. JAK perlu membuat jurnal penjualan atas transaksi tersebut.
Cara Menjurnal Transaksi Penjualan
Komoditi yang dijual oleh perusahaan bentuknya bisa jadi berupa penyerahan barang dagangan atau penyerahan jasa.
Untuk penjualan berupa penyerahan barang dagangan, memerlukan sepasang jurnal, yaitu: 1 jurnal untuk mengakui penjualan dan 1 jurnal lainnya untuk mencatat berkurangnya persediaan barang dagangan (inventory). Memakai contoh kasus PT. JAK di atas, misalnya diketahui ‘Harga Pokok Penjualan’ setiap 1 unit komputer adalah Rp 4,000,000, maka jurnal yang diperlukan adalah sbb:
[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 55,000,000[Kredit]. Penjualan – 10 Unit Komputer = Rp 50,000,000[Kredit]. Utang PPN (10% x 50,000,000) = Rp 5,000,000
Dan;
[Debit]. Harga Pokok Penjualan – 10 Unit Komputer = Rp 40,000,000[Kredit]. Persediaan – 10 unit komputer = Rp 40,000,000
Sedangkan untuk penjualan yang berupa penyerahan jasa, yang diperlukan hanya satu jurnal saja, yaitu pengakuan atas penjualan jasa saja. Misalnya: Disamping pengiriman komputer, PT. JAK juga memperbaiki 3 unit komputer PT. XYZ dengan ongkos Rp 500,000 per unit. Atas jasa tersebut, PT. JAK menerbitkan invoice sekaligus membuat jurnal sbb:
[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 1,650,000[Credit]. Pendapatan – Jasa Perbaikan 3 unit komputer = Rp 1,500,000[Credit]. Utang PPN – Jasa = Rp 150,000
Note: Pegawai accounting PT. JAK, mungkin menerbitkan satu invoice saja untuk tagihan atas penjualan 10 unit komputer dan jasa perbaikan 3 unit komputer PT. XYZ, sekaligus. Untuk itu, jurnalnyapun bisa dibuat sekaligus, sbb:
[Debit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 56,650,000[Kredit]. Penjualan – 10 unit komputer = Rp 50,000,000[Kredit]. Pendapatan – Jasa perbaikan 3 unit komputer = Rp 1,500,000[Kredit]. Utang PPN = Rp 5,150,000
Dan;
[Debit]. Harga Pokok Penjualan – 10 unit komputer = Rp 40,000,000[Kredit]. Persediaan – 10 unit komputer = Rp 40,000,000
Jurnal Penerimaan Kas (Pembayaran Dari Pelanggan)
Atas pembayaran yang diterima dari pelanggan juga dibuatkan jurnal (sering disebut ‘Jurnal Penerimaan Kas’). Jurnal dibuat, disamping untuk mengakui penerimaan kas juga mengurangi saldo piutang dagang.
Misalnya:
Pada tanggal 25 September 2011, PT. XYZ mentransfer pembayaran sebesar Rp 30,000,000 ke rekening PT. JAK di Bank Mandiri untuk invoice tagihan tanggal 19 September 2011 (berupa 10 unit komputer dan jasa perbaikan komputer). Atas penerimaan pembayaran tersebut pegawai accounting PT. JAK perlu membuat jurnal penerimaan kas, sbb:
[Debit]. Kas – Bank Mandiri = Rp 30,000,000[Kredit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 30,000,000
Note: Software akuntansi tertentu (QuickBook misalnya) mungkin memerlukan 2 langkah penjurnalan:
Langkah-1. Kas di pindahkan ke akun ‘Cash Deposit’ terlebih dahulu. Dari langkah pertama ini software akuntansi membuat jurnal yang mengurangi saldo piutang dagang:
[Debit]. Deposit = Rp 30,000,000
[Kredit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 30,000,000
Langkah-2. Dari akun ‘Cash Deposit’ dipindahkan ke akun ‘Kas – Bank’, yang membuat menaikan saldo akun ‘Kas – Bank’ dan mengeliminasi saldo ‘Deposit’, sbb:
[Debit]. Kas – Bank Mandiri = Rp 30,000,000
[Kredit]. Deposit = Rp 30,000,000
Bisa dilihat di sini bahwa, akun ‘Deposit’ hanya dipergunakan sebagai akun persinggahan yang sifatnya sementara. Oleh developer software akuntansi, akun sementara tersebut dibuat untuk mengantisipasi kemungkinan pembayaran berupa cek.
Untuk pembayaran berupa cek, pengakuan atas penerimaan pembayaran dilakukan pada saat cek diterima, sementara cek tersebut belum tentu langsung dicairkan—sehingga saldo kas di bank belum bertambah. Oleh sebab itu, untuk sementara penerimaan cek dicatat di akun ‘Deposit’, baru kemudian dipindahkan ke akun ‘Kas – Bank’ pada saat cek dicairkan.
Kembali ke contoh kasus, atas tagihan sebesar Rp 56,650,000, PT. JAK baru menerima pembayaran sebesar 30 juta saja, sehingga masih ada saldo ‘Piutang Dagang pada PT. XYZ’ sebesar Rp 26,650,000 yang akan jatuh tempo (harus dilunasi) pada tanggal 19 Oktober 2011 nanti. Pada saat pelunasannya, jurnal yang dibutuhkan adalah:
[Debit]. Kas = Rp 26,650,000[Kredit]. Piutang Dagang – PT. XYZ = Rp 26,650,000
Bagaimana jika terjadi barang kembali (retur penjualan), bagimana jika ada discount penjualan? Bagaimana jurnalnya? Mengenai cara menjurnal. Untuk barang kembali (retur penjualan), akan saya bahas di tulisan saya yang akan datang.
thanks ilmunya
BalasHapus